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关于组织筹备工作会议的几点思考

点击次数:547 发布时间:2019-3-18 来源: 河北石青高速公路有限公司


    一直以来,会议是领导机构进行决策和管理的一种重要方式,并被广泛应用于各个领域。会务组织也是一项关键且系统的工作。今年的政府工作报告中指出,要让干部从文山会海中解脱出来,把精力用在解决实际问题上。单位年度工作会议的组织筹备,从材料编写、会场筹备再到会议开展,也开始朝着从简、捞干、找问题、奔主题的方向发展。在此,笔者有以下几点思考,与大家分享。
    一、会前筹备,要“干”
    会前筹备工作,一般包括拟定方案、编写材料、布置会场及后勤保障。这几项工作的重点是要捞干的说、高质量的做,要有计划和讲效率。
    (一)拟定方案是会议筹备的第一步。会议的目的、程序、议题、时间、地点、与会人员范围及经费预算等内容,需提前拟定草案,然后由主办牵头部门下发红头文件,具体办理。这里要注意的是,通知下发要及时,由专人负责抓好跟踪和反馈,避免遗漏、错发和重发;会务班子要明确分组,定期碰头,交流进展情况;会议讨论或汇报的重点,应放于前1-2个议题,突出会议主题;方案制定要确保信息全面、内容准确,一旦发出尽量不要再更改,以提高会议组织效率。
    (二)编写材料是会议筹备的文字部分。主要包括会议文件、领导讲话、主持词、听会资料等。如果细分,还包括注意事项、会议指南、通讯录、签到表、座位图、餐券、协议合同等资料。这里面需注意的是,讲话材料要保证时间正确、全文顺畅、无错别字,内容阐述要有问题、有方案、有层次;主持词与会议流程相符,中间总结性语言要与领导讲话内容相关,不脱节,不假空;签到表、餐券等资料最好多印制几份,留出余量,做好突发情况应对。
    (三)会场要提前选择、布置、检查。会场的布置要根据参会人数的多少及办公场所距离的远近,提前做好选择会场的会标、主席台、发言席、签字席、摆放桌牌、话筒、音响、拍摄设备等至少提前半天做好布置和检查工作,如有需调整之处,留出时间。会标的悬挂要居中,主席台的座次安排有主次之分,话筒音量不易过大或过小,拍摄的灯光及角度需提前踩点调试,拍集体照要提前设计好背景墙及排列队形,以节省会议安排的整体时间。
    (四)后勤保障工作要安排专人负责。会务组要根据参会人员名单,提前做好住宿、行车、就餐、礼仪等工作分配方案,落实在人头。坐车人员、地点及联系方式要详细登记,确保人员路途上的安全;对路途较远或者年龄较大者予以适当照顾;礼仪人员要提前准备好服装、绶带及会场所需物品,彩排方案要细致、实用,列队上台时队伍要得体、整齐、有精神;餐券等最好提前发放,人手一份,确保不丢客。
    二、会中服务,要“精”
    会中服务阶段,会务组要指定1名负责人,全程跟踪,对会场的整体安排、流程、进展程度及遗漏问题等都了如指掌,如需采取补救措施,做到一步到位。
    (一)现场实地检查。会议当天,会务组全体人员须提前2个小时到达会场,简单听取所有筹备人员的口头汇报;检查会议材料准备及会场布置情况,材料分发最好安排在会议开始前的1-2小时,以确保材料安全;提前完成签到与参会人员引导,缩短入场时间;再次落实参会领导、发言人、主持人、领奖人、参会人员是否在约定时间到齐,这也是现场最重要的一环,要确保会议主体不缺失。
    (二)维持好现场秩序。会议开始前5分钟,与会无关人员离开会场,主持人宣读会议注意事项;会场大门关闭,灯光、拍摄组等就绪到位。会中,材料组要仔细听取领导发言,如有需要调整内容,迅速更换材料;宣传组做好会议记录,为会后新闻报道做好文字底稿;保障组要准确接收反馈信息,及时应变妥善处理突发情况。
    三、会后总结,要“准”
    会后工作是会议收好尾、求实效的重要一环。主要包括回收会议资料、办公用品,整理拍摄设备,做好新闻发布,刻录全程记录光盘等。为了及时查漏补缺,会务组最好在短时间内组织召开会务经验总结会,梳理问题,查找原因,避免下一年会议筹备工作再次发生同样问题。另外,参会人员及单位要及时、准确传达会议精神,正面引导,狠抓落实,确保形势分析有出处,举措方法有力度,传达落实有队伍。(行政人事部 侯彦翠)

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