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浅谈高速公路运营企业实物档案的整理

点击次数:273 发布时间:2018-4-25 来源: 河北石青高速公路有限公司


    实物档案是单位劳动成果和文化底蕴的一种原始记录。在高速公路运营企业发展进程中,各单位都产生了大量的实物档案,它们对于记录养护、征费、保畅、文明建设等各个阶段工作的辉煌成绩,具有重要的历史价值。实物档案一般来说只有一份,其独特性显得尤为珍贵。本文就如何规范、有序地整理好高速公路运营企业的实物档案进行了初步探讨。
    一、整理前,要熟知归档范畴,做好基础工作。
    对实物档案进行梳理,其前提条件是必须制定一套完善、配套、实用的档案规章制度,明确规定实物档案的归档要求、归档范畴及管理办法,使得档案管理工作有章可循,有法可依。同时,根据上级档案管理单位对实物档案的考核标准进行逐条对照,认真梳理,对存在问题做好笔记,进行标注。
    实物档案收集的范围,从横向上来说,主要包括高速运营企业在养护管理、财务管理、稽查监控、疏堵保畅、党工团妇建设等过程中产生的反映单位整体发展水平的奖牌、奖章、锦旗、奖状、证书等不同形式的实物。
    从纵向上来说,主要包括省(部)级以上单位授予的荣誉、牌匾、字画等,本单位在参加上级单位公务活动、文体活动中获得的各种奖励及纪念品等,以及本单位形成以来重要节点内部留存的各种具有保存价值的实物。正确界定其收集范围,是企业实物档案整理的基础,亦是依据。
    二、过程中,要内容严谨、归存规范,做好编制工作。
    (一)做好收集、登记、造册工作
    做好实物的及时收集和集中保管,为以后档案登记及造册工作提供便利条件。强化实物档案的收集,一是要经常组织兼职档案员进行培训,增强管理人员对实物档案归档意识,让大家知道为何归、怎么归、以及归完后如何利用;二是登记要及时,造册需长久。要求每一名兼职档案员将本部门形成的实物档案逐一、分类、及时登记,以月或季度为单位上报档案归口部门,由归口部门统一编制入册,确定保管期限,以确保信息完整确凿,无遗漏。
    (二)做好编号、分类、整理工作
    实物档案应“一件一号”,如一张证书为一件,一个奖牌为一件,成套实物以一件计数等。有的单位实物档案数量较少,可不分类,直接按照年限编流水号;实物较多的单位,可先按物品类型排列,如奖牌类、证书类、锦旗类等,同一类中再按时间顺序排列,如1995年度、1996年度、1997年度等。
    实物档案编号由类别号和件号组成。类别号按各单位分类方案自行编制,如用字母“S”或数字“8”表示实物档案,件号即按归档时间顺序排的流水号。如果是数量较少的单位“8-12”即表示该单位实物档案第12件归档实物;如果是数量较多的单位,可以用“SW1”表示奖牌类,“SW1-5”即表示实物档案奖牌类第5件归档实物。
    (三)做好贴标签、拍照、录入工作
    流水编号排好后,要在不影响实物品相的合适位置(如右下角或底端等)贴上标签,标签填写年度(形成时间)、编号、保管期限、参见号。然后对贴好标签的实物进行拍照,并与声像照片档案设置互见号。拍照时尤其要注意金属材质的实物不出现变形、反光、影子、指纹或手印,构图时不要将奖牌装满整个画框,四周留下一些空白,为下一步校正留下足够余量。
    有对实物档案较为重视的单位,会将实物档案纳入本单位照片档案的管理,如实物档案编号为(8-12)可参见照片档案(6-3-40),同时制作《照片档案相册》,并复制备份,建立双备案查询记录。最后将实物档案信息录入档案系统,利用网络平台建立电子数据库目录,实现实物档案资源的有效利用及资源共享。
    三、利用时,要多层次、多渠道,强化编研成果,拓展利用途径。
    (一)作为对外宣传企业形象的重要途径
    对实物资料进行收集、保管的一项重要目的就在于利用。保存的实物资料可用于制作单位网页、年鉴、印制书刊宣传版面、对外部单位进行展览、参与系统内部评选、记录与司乘人员的互动服务、与交警路政公安等建立联谊单位等,充分利用多媒体与实物相结合的方式,以播放、展览等形式对外宣传、展示单位生产经营过程中所取得的成果,多渠道宣传高速公路企业窗口形象。
    (二)作为内部员工学习教育的能量基地
    实物档案资料亦可作为一种特殊载体,发挥其文化教育功能,为员工提供一个全面了解企业的动态平台。一是可以通过获得高级荣誉展示本单位辉煌历史和骄人成就,使得企业员工接受良好的正面教育;二是也可从优胜奖、参与奖等奖项中,看到工作中的不足,分析原因,借鉴经验,为今后工作提供更好的思路;三是陈列奖项中,若某单位或个人参与了其中某项活动,循环播放或当众展示,会对单位或个人本身有更强烈、更直接的激励作用。
    (三)为编写文字材料提供有力支撑
    档案本身是一种信息产品,完善的档案更是本单位后期编写文字材料的数据库。比如写材料需要查阅本单位历史获奖证书、具体内容及获奖时间,或上报上级材料需要对省部级以上荣誉进行统计,再或者单位资质申报、年检等需要查阅实物荣誉证书等。实物档案直观、有序的存放,能够为日后编写、查阅和核对文字材料提供便利条件。
    纵向承前启后,横向信息交流。实物档案除了作为历史成果的见证,它更可作为一项精神文明建设的文化财富。实物档案特有的利用价值,必将成为推动企业建设和发展不可缺少的资源,因此,只有思想上高度重视,管理上更加完善,才能真正发挥实物档案的作用。


行政人事部:侯彦翠

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